Elegir el lugar para un evento puede ser la decisión más importante que se tome durante el proceso de planificación. El espacio a elegir puede influir en el éxito de los eventos corporativos, por lo que es crucial encontrar uno que se ajuste a los objetivos y satisfaga las necesidades.
Con tantas opciones disponibles, puede ser difícil determinar qué lugar es el adecuado, pero hay varios aspectos que se deben tener en cuenta para tomar una decisión mucho más fácil. A continuación, te contamos cuáles son algunas de ellas.
Tamaño y capacidad
El tamaño y la capacidad del lugar son factores cruciales que considerar al planificar un evento, ya que impactan directamente en la comodidad y la experiencia general de los asistentes. Es esencial garantizar que la capacidad del lugar, incluidos los límites legales de ocupación, pueda acoger al número esperado de asistentes sin generar aglomeración.
Al evaluar cuidadosamente y hacer coincidir el tamaño y la capacidad del lugar con las necesidades del evento, se puede crear un entorno que promueva la interacción, maximice las oportunidades de networking y, lo más importante, cumpla con todos los requisitos de seguridad.
En la ciudad de Madrid, existen muchas opciones y constantemente se están inaugurando nuevos espacios que pueden funcionar perfectamente para albergar eventos corporativos.
Instalaciones y servicios
¿El lugar tiene cafetería y amenidades? ¿Ofrece catering o hay que contratarlo? ¿Tiene sillas y mesas adecuadas o habrá que alquilarlas? ¿Cuenta el espacio con equipo audiovisual / tecnología o hay que pagarlo aparte?
A la hora de decantarse por un espacio, hay que considerar los servicios que ofrece, así como la modernidad de las instalaciones. Esto a la postre puede reducir además de costes, grandes complicaciones.
Fecha y la temporalidad
No es lo mismo realizar y promover un evento en primavera que en verano. La fecha y la estacionalidad son elementos también importantes a la hora de elegir el momento idóneo.
Además de la fecha del evento, el día de la semana y la hora del día, puede afectar la disponibilidad y la participación de los asistentes. Por otro lado, la disponibilidad de los lugares también está influenciada por la estacionalidad, ya que los espacios populares o de mayor demanda se reservan con mucha antelación para las temporadas altas.
Aeropuerto, transportes y alojamientos
Hay que tomar en cuenta de dónde proceden los asistentes al evento, ¿son mayoritariamente de Madrid? ¿Vienen de otras comunidades o incluso del extranjero?
En ese sentido, se debe elegir un espacio en la ciudad que sea relativamente cercano al aeropuerto y de fácil acceso en caso de que los desplazamientos sean más allá de Madrid.
Hay que tener en cuenta que las personas que lleguen en avión también necesitarán una forma de desplazarse, por lo que es importante evaluar qué otras opciones de transporte público están disponibles, ya sean trenes y autobuses, o coches de alquiler o taxis.
También se debe tener en cuenta las opciones de alojamiento: elegir una zona o barrio con abundante oferta hotelera, especialmente para eventos grandes es importante.
Coste en eventos corporativos
El coste es primordial a la hora de seleccionar el lugar, dado su impacto significativo en el presupuesto general del evento. Un porcentaje bastante alto de los fondos con los que se cuentan se van en pagar un “venue” por lo que es crucial evaluar y gestionar cuidadosamente los costes.
Varios factores influyen en los costes del lugar, algunos de ellos ya los revisamos en los puntos anteriores pero vale la pena volverlos a mencionar: el tipo de espacio requerido, así como los servicios e instalaciones adicionales deseados, la estacionalidad, duración del evento, la producción o el marketing del mismo, todo ello puede contribuir a los costes generales del lugar.
De acuerdo a la naturaleza del evento, se pueden tener otros requerimientos, pero a grandes rasgos estos son los puntos esenciales que se deben de considerar para elegir el espacio ideal para llevar a cabo un evento.
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